Avantajları &Kronolojik Dosyalama dezavantajları

Kronolojik dosyalama belirli bir işlem veya iş ilişkisi ile ilgili tüm belgeleri korumak için olanak sağlar dosyalama belgelerin bir yöntemdir . Faydaları arasında baş kronolojik dosyalama kapsamlı kayıt tutma olmasıdır . Bu olaylar ile yabancı bir kişiyeişlem veya ilişki hakkında bir öykü anlatma yeteneğine sahiptir . Ancak , kronolojik dosyalama kendi dezavantajları vardır ve onun kardeş dosyalama yöntemi muhafaza ediliyorbelgelere bağlı olarak , daha iyi bir sistem sunabilir . Tanımı

Kronolojik dosyalamabelgenin veyadosyanın oluşturulduğu veya değiştirildiğitarihtetarihini kullanarak organize belgeleri , makbuzları ve diğer kayıtları demektir . Eski belge sonraki tüm belgeler, tarih ve ay ( örn. , 1 Ağustos 15 Eylül 30 Ağustos ) göre benzer bir şekilde konuyor iledosyanınbaşında yer almaktadır .
Pros

Kronolojik dosyalama önemli alımlar ve önemli iş ilişkileri için mükemmel bir yöntemdir . İlgili tüm belgeler olaylarda tam olarak nasıl ve insanlar ya da kişiler yer almış ne olduğunu açıklamak için izin verir geçerli gün , içinilişkinin satın alma veya başlangıç​​tarihinden itibaren tutulur . Kronolojik dosyalamatitizlik dava özellikle yararlı olabilir . Kronolojik dosyalama da hızlı bir şekilde çok uzunbelgeleri oluşturulmuş veya değiştirilmiş edildiğitakvim bildiğiniz gibitüm dosya üzerinden arama kalmadan ihtiyacınızbelirli belgelere erişim sağlar .
Eksileri

Kronolojik dosyalama alan geniş bir miktarda almak büyük dosyaları neden olabilir . Ayrıca , kronolojik dosyalar açılacak gerek yok böyle form mektupları ve rutin yazışma gibi önemsiz kağıtlar , içerebilir . Bir konuyla ilgili tüm belgeler tutulur yana kolayca oluşturulduğu veya değiştirildiğitarihini bilmiyorsanız eğer ihtiyacınız belirli bir belgeyi çekmek zor olabilir . Bu dezavantajı azaltmak için bir yolu kolayca belirli bir belgeyi bulmak böylece bir sütunbelgenintarih vebelgeyi açıklayan ikinci bir sütun listesi iledosyadaki tüm belgelerin bir dizini korumak için olduğunu. Endeks yeni bir belgedosyaya eklenen her zaman güncel olmalıdır .
Kronolojik Dosyalama

Başka ilgili Ters , ama dosyalama farklı bir yöntem , ters kronolojik dosyalama . Bu yöntem kullanılarak,yeni belge benzer şekilde açılmış olan tüm belgeler (örneğin , 1 Haziran , 1 Mayıs , Nisan 1 ) ile dosya başında yerleştirilir. Kronolojik kullanın veya kronolojik yöntem ters olsun kişisel bir tercihtir , ama eski faturalar ve ödeme teyitleri nadiren erişilebilir gerekebilir çünkü birçok insan bu tür ödemeli kredi kartı ya da faturalar gibi öğeleri dosyalama içinikinci tercih .